Informacja RODO

W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) uprzejmie informujemy Pana/Panią o sposobie i celu w jakim przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych.

I. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych?

1. Administratorem Państwa danych jest Polychem Systems Sp. z o.o. z siedzibą w 60-003 Poznaniu, ul. Wołczyńska 43, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000035167, NIP 7790000830, REGON 001075365 („Administrator).
2. Bezpośrednie dane kontaktowe są dostępne są na stronie internetowej: polychem-systems.com.pl zakładka Kontakt.
3. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem za pośrednictwem adresu e-mail: iod@polychem-systems.com.pl lub kierując korespondencję na adres korespondencyjny Administratora.

II. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe

1. Przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe zgodnie z postanowieniami RODO i polskich przepisów o ochronie danych osobowych.
2. Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie:
   1. dla wypełnienia zobowiązań umownych (art.6 ust. 1 lit. b RODO) – dane są przetwarzane w celach dostarczenia produktów i usług świadczonych przez Administratora oraz obsługi sprzedaży i dokonania rozliczeń finansowych, a także zawarcia i realizacji umowy na dostawy towarów i usług do Polychem Systems Sp. z o.o.
   2. dla wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (Art.6. ust.1, ppkt. c RODO) – w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.
   3. w oparciu o Pana/Pani zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – jeżeli wyraził (-a) Pan/Pani zgodę na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach (np. w celu prowadzenia promocji i konkursów, kontaktów z Administratorem poprzez formularze internetowe, w celach marketingowych usług i produktów własnych Administratora) Administrator jest uprawniony do przetwarzania tych danych na podstawie takiej zgody. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych do czasu wycofania zgody.
   4. do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – jeśli zajdzie taka potrzeba przetwarzanie danych odbywa się w celu ochrony prawnie uzasadnionych interesów własnych lub stron trzecich. Przykładami takiego przetwarzania mogą być:
      1. zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego,
      2. badanie satysfakcji klientów,
      3. statystyki i analizy współpracy i jakości świadczonych usług,
      4. nawiązanie oraz podtrzymanie relacji biznesowych,
      5. dochodzenie roszczeń i reklamacji oraz obrona przed roszczeniami,
      6. marketing bezpośredni produktów i usług własnych.

III. Jak długo będą przetwarzane Pana/Pani dane osobowe?

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w punkcie II, tj,:

1. w zakresie realizacji zawartej umowy o świadczenie usług i/lub dostarczenie produktów do czasu zakończenia jej realizacji, a po tym czasie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub dla realizacji ewentualnych roszczeń,
2. w zakresie marketingu bezpośredniego realizowanego w oparciu o zgodę do czasu wycofania zgody na takie przetwarzanie,
3. do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Administratora stanowiących podstawę tego przetwarzania, z poszanowaniem Pana/Pani praw i wolności, lub do czasu wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania danych.

IV. Jakie prawa przysługują Panu/Pani w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych?

1. Ma Pan /Pani prawo do:
   1. żądania dostępu do swoich danych osobowych,
   2. sprostowania danych osobowych,
   3. ograniczenia przetwarzania danych osobowych lub do ich usunięcia,
   4. wycofania w dowolnym momencie udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych w przypadku przetwarzania na podstawie udzielonej zgody,
   5. wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją, gdy przetwarzanie przez Administratora odbywa się do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów (art.21 ust.1 RODO),
   6. wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celach związanych z marketingiem bezpośrednim (art.21 ust. 2 RODO),
   7. żądania przeniesienia danych osobowych, przetwarzanych w celu zawarcie i wykonania umowy lub przetwarzanych na podstawie zgody,
   8. wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
2. W celu zgłoszenia i wykonania swoich praw, prosimy skierować takie żądanie na adres email: iod@polychem-systems.com.pl.

V. Komu możemy przekazywać dane osobowe?

Odbiorcami Państwa danych osobowych są:

1. podmioty wspierające Administratora w procesie dostawy i logistyki,
2. podmioty windykacyjne,
3. partnerzy z którymi współpracujemy łącząc produkty lub usługi,
4. kancelaria prawnicza,
5. podmioty wspierające Administratora w zakresie utrzymania systemów informatycznych.

VI. Informacja o przekazywaniu Pana/Pani danych osobowych do państwa trzeciego (poza Unię Europejską)

Informujemy, że Państwa dane nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

VII. Czy ma Pan/Pani obowiązek dostarczyć dane osobowe?

Podanie danych osobowych jest wymagane przez Polychem Systems Sp. z o.o. w celu zawarcia i wykonania umowy. Konsekwencją niepodania danych osobowych wymaganych przez Polychem Systems Sp. z o.o. jest brak możliwości zawarcia i wykonania umowy. W przypadkach gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody podanie danych ma charakter całkowicie dobrowolny.

VIII. Skąd pozyskujemy Pana/Pani dane osobowe (źródło pochodzenia danych)?

Dane osobowe mogą zostać pozyskane:

• od Pana /Pani w wyniku zawartych umów,
• od Pana /Pani w wyniku podejmowanych przez nas działań sprzedażowych oraz kontaktów biznesowych,
• z Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej,
• z ogólnie dostępnych źródeł (np. Internet).

IX. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji oraz profilowaniu

Informujemy, że Państwa dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.