Ogólne warunki sprzedaży
§1
USTALENIA OGÓLNE
1. Niniejszy dokument (zwany dalej OWS) określa ogólne warunki wszystkich transakcji sprzedaży dokonywanych przez Polychem Systems sp. z o.o. (zwaną dalej Sprzedającym).
2. Postanowienia OWS mogą zostać zmienione jedynie poprzez odpowiedni zapis w umowie sprzedaży. W takim przypadku zapisem nadrzędnym jest zapis umowy sprzedaży. OWS są publikowane przez Sprzedającego na stronie internetowej Sprzedającego, co jest równoznaczne z ich udostępnieniem Kupującemu przed zawarciem umowy. Kupujący ma możliwość skopiowania/pobrania OWS ze strony internetowej Sprzedającego, przechowywania ich oraz odtwarzania.
3. Niniejsze OWS należy traktować jako wyrażenie sprzeciwu wobec warunków ustalonych jednostronnie przez Kupującego.
4. Wszelka korespondencja adresowana do Sprzedającego powinna być kierowana na adres: Polychem Systems sp. z o.o., ul. Wołczyńska 43, 60-003 Poznań lub adres e-mail: info@polychem-systems.com.pl
5. W przypadku sprzeczności postanowień Umowy sprzedaży z postanowieniami OWS, postanowienia OWS mają pierwszeństwo, z zastrzeżeniem ust. 7.
6. Złożenie oferty zakupu na własnym formularzu nie wyłącza stosowania postanowień OWS. Postanowienia OWS mają pierwszeństwo przed postanowieniami zlecenia złożonego na formularzu oferenta.
7. Strony mogą wstępować w stosunki prawne na innych warunkach niż określone w OWS wyłącznie na mocy odrębnej Umowy, która musi zostać zawarta na piśmie pod rygorem nieważności, w wyniku prowadzonych negocjacji i precyzyjnie określać zakres wyłączenia OWS.
8. Kupujący wyraża zgodę na sprzedaż w oparciu o postanowienia niniejszych OWS.
9. Całkowita lub częściowa nieważność jakiegokolwiek postanowienia OWS nie wpływa na pozostałą cześć danego postanowienia ani na inne postanowienia OWS. W zakresie dozwolonym prawem właściwym dla Sprzedającego Strony uzgodnią w dobrej wierze zastąpienie takiego nieważnego postanowienia postanowieniem zgodnym z prawem i mającym zbliżony skutek gospodarczy.
10. O ile OWS wyraźnie nie stanowi inaczej, wszelkie zmiany i modyfikacje OWS będą wiążące, jeśli zostaną sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności i podpisane przez należycie upoważnionych przedstawicieli Stron. Kupujący ma również możliwość skopiowania/pobrania zmodyfikowanego OWS ze strony internetowej Sprzedającego, przechowywania ich oraz odtwarzania.
§2
KORESPONDENCJA HANDLOWA I ZAMÓWIENIA
1. Załączone do oferty materiały katalogowe, karty techniczne, karty charakterystyki oraz schematy i rysunki mogą ulec zmianie. Sprzedający zastrzega sobie prawo własności i prawa autorskie w odniesieniu do kosztorysów, rysunków i innej dokumentacji dostarczonej Kupującemu. Kopiowanie i udostępnianie tych materiałów, a także próbek towarów, ofert handlowych osobom trzecim bez zgody Sprzedającego jest zabronione.
2. O ile nie oznaczono inaczej, wszystkie oferty wysyłane przez Sprzedającego mają 30-to dniowy termin ważności.
3. O ile nie określono inaczej, korespondencję e-mail między Kupującym a Sprzedającym, kierowaną na adres info@polychem-systems.com.pl oraz adres wskazany przez Kupującego, uznaje się za wiążącą.
4. Zamówienia uznaje się za złożone i wiążące w momencie ich oficjalnego pisemnego potwierdzenia przez Sprzedającego. Umowy wchodzą w życie z dniem podpisania przez wszystkie strony.
5. Sprzedający na każde żądanie udostępnia Kupującemu aktualne karty techniczne, karty charakterystyki, dopuszczenia, aprobaty, atesty, świadectwa i inne.
6. Sprzedający zapewnia Kupującego, że towary nie zawierają substancji prawnie niedozwolonych.
7. Zmiana numeru rachunku bankowego, miejsca dostawy, osób uprawnionych do składania zamówień, odbioru towaru lub prowadzenia korespondencji, adresów e-mail używanych do kontaktu handlowego, danych związanych z fakturowaniem, w tym z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), a także innych istotnych dyspozycji wykonawczych wymaga potwierdzenia przez Sprzedającego w formie dokumentowej, z wykorzystaniem uzgodnionego kanału komunikacji, a w razie potrzeby także dodatkowej weryfikacji przez osobę upoważnioną po stronie Sprzedającego.
8. Sprzedający jest uprawniony do wstrzymania realizacji dyspozycji lub zamówienia do czasu skutecznego potwierdzenia autentyczności zgłoszenia, jeżeli poweźmie uzasadnione wątpliwości co do tożsamości nadawcy, integralności komunikatu, legalności dyspozycji lub bezpieczeństwa kanału komunikacji.
9. Działania Sprzedającego podejmowane w celu weryfikacji autentyczności dyspozycji, ochrony przed nadużyciem, oszustwem, podszyciem się pod kontrahenta albo innym incydentem bezpieczeństwa nie stanowią zwłoki ani nienależytego wykonania umowy.
§3
CENY I WARUNKI PŁATNOŚCI
1. Wszelkie ceny należy rozumieć jako ceny, do których dolicza się podatek od towarów i usług (VAT) w aktualnie ustawowo ustalonej wysokości.
2. Jeśli nie uzgodniono tego inaczej, obowiązują ceny wskazane w aktualnej ofercie handlowej Sprzedającego.
3. Jeśli nie uzgodniono inaczej, obowiązują warunki płatności uwzględnione w ostatniej przesłanej Kupującemu ważnej ofercie handlowej Sprzedającego. Wpłata zaliczki, jeżeli jest przewidziana, warunkuje uruchomienie zamówienia i rozpoczyna bieg terminów umownych.
4. W przypadku niedotrzymania terminów płatności przez Kupującego Sprzedający ma prawo do naliczenia odsetek ustawowych.
5. Kupujący nie ma prawa do wstrzymania płatności lub dokonywania potrąceń bez wyraźnej pisemnej zgody Sprzedającego.
6. W przypadku zaległości płatniczych wykraczających poza uzgodniony termin płatności lub złożone zamówienie przekracza ustaloną wielkość kredytu kupieckiego, Sprzedający ma prawo wstrzymać wysyłkę towaru i/lub realizację umowy do czasu uregulowania zaległości przez Kupującego lub wpłaty brakującej kwoty przekraczającej wielkość ustalonego kredytu kupieckiego.
7. Faktury proforma będą wystawiane przez Sprzedającego tylko w przypadku odpowiedniego zapisu w umowie lub w ofercie handlowej.
8. Kupujący ponosi koszty rezygnacji z zamówionych u Sprzedawcy towarów (w tym koszty administracyjne, składowania towarów lub ich zwrotu do magazynu).
9. W przypadku zastosowania dla dostawy odroczonego terminu płatności (płatność po dostawie towaru Kupującemu) i niedotrzymania przez Kupującego oznaczonego na fakturze VAT terminu płatności Sprzedający może wdrożyć procedurę, której celem będzie uzyskanie dobrowolnej zapłaty zobowiązania. Kupujący zobowiązuje się zwrócić Sprzedającemu, na podstawie noty obciążeniowej, zryczałtowane koszty związane z powołaną procedurą w przypadku jej zastosowania w następującej wysokości:
a. za pierwsze i każde następne wezwanie do zapłaty w kwocie 50,00 zł netto + VAT
b. w przypadku, gdy wezwanie do zapłaty kierowane jest w imieniu Sprzedającego przez kancelarię prawną w kwocie 100,00 zł netto + VAT za pierwsze i każde następne wezwanie.
§4
FAKTUROWANIE I OBOWIĄZKI PODATKOWE DLA KLIENTOW KRAJOWYCH
1. Faktury krajowe dla podmiotów gospodarczych i instytucji będą wystawiane wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur (tzw. KSeF), a faktury proforma wysyłane na ustalony adres e-mailowy Kupującego.
2. Faktura będzie możliwa do pobrania wyłącznie z systemu KSeF. Nie będą wysyłane wizualizacje faktur w formacie PDF ani żadnym innym.
3. Kupujący oświadcza, że posiada aktywny dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz zapewnia jego prawidłowe funkcjonowanie po swojej stronie.
4. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości pobrania faktury przez Kupującego wynikający z przyczyn leżących po stronie Kupującego, w szczególności braku dostępu do KSeF, błędnej konfiguracji systemów informatycznych lub braku nadanych uprawnień.
5. Umieszczenie przez Sprzedającego faktury w systemie KSeF stanowi dla kupującego podstawę do zapłaty.
6. Krajowy System e-Faktur nie wysyła powiadomienia o oczekujących fakturach. Obowiązkiem Kupującego jest pobranie dokumentu sprzedaży z systemu KSeF.
7. Kupujący ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie podatkowe faktur wystawionych w KSeF.
8. Bieg terminu płatności faktury przyjmuje się moment umieszczenia przez Sprzedającego faktury w KSeF.
9. Brak pobrania faktury z KSeF przez Kupującego nie wpływa na bieg terminu płatności oraz nie zwalnia Kupującego z obowiązku zapłaty.
10. Faktury w KSeF są wystawiane w ustandaryzowanym, jednolitym formacie XML;
11. W przypadku awarii systemu KSeF lub braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z przyczyn technicznych (tzw. tryb offline) Sprzedający dostarczy Kupującemu fakturę w sposób ustalony między stronami. Faktury te będą zawierały kody QR, o których mowa w przepisach, umożliwiające weryfikację danych zawartych na fakturze.
12. Po przywróceniu działania KSeF faktura zostanie przesłana do KSeF w terminach wynikających z przepisów prawa. Za datę skutecznego doręczenia faktury przyjmuje się datę odnotowania faktu wpływu faktury w sposób uzgodniony między Stronami oznaczoną odpowiednimi kodami lub datę nadania fakturze numeru identyfikacyjnego w KSeF – w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.
13. Długotrwała awaria systemu nie zwalnia Kupującego z dochowania terminu płatności, który widnieje na fakturze. Po tym terminie Sprzedający zastrzega sobie prawo do obciążenia Kupującego odsetkami za zwłokę w płatności za daną fakturę.
14. Krajowy System e-Faktur nie dotyczy krajowych Klientów indywidualnych, dla których dostarczenie faktur nastąpi w sposób ustalony przez strony.
§5
FAKTUROWANIE I OBOWIĄZKI PODATKOWE DLA KLIENTÓW ZAGRANICZNYCH
1. W przypadku transakcji z Klientami zagranicznymi faktury wystawiane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego Rzeczypospolitej Polskiej oraz przepisami Unii Europejskiej.
2. Klient zagraniczny ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie podatków, ceł oraz innych należności publicznoprawnych obowiązujących w kraju jego siedziby lub miejscu dostawy towaru.
3. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za skutki podatkowe transakcji po stronie Klienta zagranicznego, w tym za błędne zastosowanie stawki podatku VAT lub mechanizmów odwrotnego obciążenia, jeżeli wynika to z nieprawdziwych lub niekompletnych danych przekazanych przez Klienta.
4. Krajowy System e-Faktur (Tzw. KSeF) nie dotyczy Klientów zagranicznych (ani indywidualnych, ani instytucjonalnych), dla których dostarczenie faktur nastąpi w sposób ustalony przez strony.
5. Klienci o rezydencji poza granicami Polski otrzymują wizualizację faktury w formacie PDF, zawierającą dane przekazane do systemu KSeF. Dokument ten stanowi podstawę do dokonania płatności.
6. Za datę wystawienia faktury uznaje się datę nadania jej numeru w systemie KSeF.
7. Dostęp do faktur wystawionych w KSeF określony jest wraz z zakresem i na zasadach określonych w przepisach prawa.
8. Po stronie Klienta nie są wymagane żadne dodatkowe działania w związku z działaniem systemu KSeF W Polsce.
§6
TERMINY
1. Termin dostawy liczy się począwszy od dnia, w którym Kupujący i Sprzedający dokonali podpisania umowy lub pisemnie uzgodnili treść zamówienia. Dotrzymanie terminu dostawy jest zależne (o ile ma to zastosowanie) od otrzymania we właściwym czasie kompletnej dokumentacji od Kupującego, w tym niezbędnych zezwoleń, dopuszczeń, a także od wyjaśnień i zatwierdzeń we właściwym czasie projektów oraz dotrzymaniem uzgodnionych warunków płatności i innych zobowiązań Kupującego.
2. Termin dostawy uznaje się za dotrzymany, jeżeli wysyłka towarów gotowych do eksploatacji opuściła magazyn Sprzedającego przed upływem uzgodnionego terminu dostawy. Gdy wysyłka lub odbiór uległy opóźnieniu z przyczyn leżących po stronie Kupującego, wówczas przesłanie zawiadomienia o gotowości towaru do wysyłki lub odbioru, dokonane przed upływem uzgodnionego terminu dostawy, uważane jest jako dotrzymanie obowiązującego terminu dostawy.
3. Jeżeli zwłoka w odbiorze lub wysyłce towaru spowodowana przez Kupującego wynosi dłużej niż 30 dni, Sprzedający może dowolnie zadysponować towarem, a Kupujący nie ma prawa wnosić roszczeń z tytułu nieterminowej dostawy lub braku jej realizacji. Sprzedający ma też prawo domagać się od Kupującego zwrotu poniesionych kosztów, w tym kosztów administracyjnych, składowania towarów lub ich zwrotu do magazynu.
4. Jeżeli występować będą uprzednio nieprzewidywalne przeszkody, utrudniające wywiązanie się Sprzedającego z jego obowiązków lub wywiązanie się jego poddostawców z ich obowiązków i gdy przy zachowaniu odpowiedniej staranności nie można było zapobiec przeszkodom wynikłym z powodu działania siły wyższej lub opóźnienia dostaw istotnych materiałów produkcyjnych lub półfabrykatów, wówczas uzgodnione terminy dostawy ulegają odpowiedniemu przesunięciu. Jeżeli wskutek zaistniałych przeszkód Sprzedający utracił możliwość realizacji dostawy, to w takich okolicznościach Sprzedający może od umowy odstąpić w terminie 14 dni od daty wystąpienia wskazanych okoliczności i po uprzednim powiadomieniu Kupującego. W rozumieniu niniejszego ustępu Sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności również z tytułu utrudnień powstałych wskutek strajków i lokautów. Okoliczności wyżej wymienione nie uprawniają Kupującego do naliczania kar umownych.
5. Sprzedający nie ponosi w żadnym przypadku odpowiedzialności za straty pośrednie i koszty utraconych korzyści (w tym utratę możliwości nawiązania kontaktów handlowych, zysku, produkcji, dochodu lub umowy) Kupującego, wynikłe z tytułu opóźnienia w dostawie w tym spowodowane przez firmę spedycyjną lub niekompletności dostawy.
§7
POSTĘPOWANIE REKLAMACYJNE
1. Sprzedający ponosi odpowiedzialność za jakość i ilość dostarczonego/ odebranego towaru do wartości sprzedaży brutto wg każdorazowo załączonych dokumentów sprzedaży i świadectwa badania jakości towaru.
2. Sprzedający gwarantuje, że jakość towaru jest zgodna z kartą techniczną towaru, kartą charakterystyki o ile Kupujący nie określi jakości, wymagań w umowie sprzedaży. Karta techniczna towaru, karta charakterystyki stanowi załącznik do umowy sprzedaży.
3. Ustalenie jakości dostarczonego towaru następuje poprzez próbkę rozjemczą pobraną przez Sprzedającego w trakcie napełniania opakowań, cysterny. Sprzedający dopuszcza pobranie próbki do badania jakości z opakowania oryginalnie zamkniętego.
4. Reklamację jakościową lub ilościową Kupujący zgłasza pisemnie do Sprzedającego za pośrednictwem poczty elektronicznej lub listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Termin składania reklamacji upływa po 30 dniach kalendarzowych od dostarczenia/odbioru towaru. Niezachowanie terminu skutkuje uratą przez Kupującego wszelkich roszczeń z tego tytułu.
5. W przypadku ukrytych wad, Kupujący zobowiązany jest zgłosić wadę dostarczonego/odebranego towaru niezwłocznie po jej ujawnieniu się, ale nie później jednak niż ciągu 7 dni od wykrycia wady pod rygorem pozostawienia reklamacji bez jej rozpatrzenia. Niezachowanie terminu skutkuje utratą przez Kupującego wszelkich roszczeń z tego tytułu. Zgłoszenie wady ukrytej przez Kupującego nie może nastąpić później jak do 12 miesięcy od daty zakupu towaru.
6. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za wady towaru po upływie terminu trwałości podanego w karcie technicznej produktu.
7. Zgłoszenie reklamacyjne Kupującego na wady jakościowe lub ilościowe powinno zawierać m.in.:
• protokół reklamacyjny z wyszczególnieniem wad towaru i inne istotne informacje, w tym dotyczące sposobu przetwórstwa,
• dokumenty dostawy,
• wyniki badań wykonanych przez Kupującego, wskazujące na wystąpienie niezgodności,
• świadectwo badania wagi – przy reklamacji ilościowej, na której Kupujący dokonał pomiaru,
• zdjęcie opakowania pokazujące nienaruszenie plomb, kapsli itp.- przy reklamacji ilościowej,
• protokół reklamacyjny m.in. ilościowy, na uszkodzone opakowanie powinien być podpisany przez osobę dostarczającą towar do Kupującego.
8. Sprzedający rozpatrzy reklamację w terminie 21 dni po otrzymaniu kompletnej dokumentacji reklamacyjnej.
9. Kupujący zobowiązany jest do zabezpieczenia i przechowywania reklamowanego towaru lub powstałego produktu do czasu zakończenia postepowania reklamacyjnego. Sprzedający ma prawo do powołania rzeczoznawcy, eksperta do zbadania zasadności reklamacji.
§8
PRZEJŚCIE RYZYKA I PRZEJĘCIE PRZEDMIOTU DOSTAWY
1. W przypadku sprzedaży krajowej dostawy realizowane są zgodnie z przepisami prawa polskiego. Reguły INCOTERMS® 2020 nie znajdują zastosowania, o ile Strony wyraźnie nie postanowią inaczej.
2. W przypadku sprzedaży międzynarodowej dostawy realizowane są zgodnie z regułami INCOTERMS® 2020, publikowanymi przez Międzynarodową Izbę Handlową (ICC), w brzmieniu wskazanym w ofercie, zamówieniu lub potwierdzeniu zamówienia.
3. Reguły INCOTERMS® 2020 określają w szczególności podział kosztów transportu oraz moment przejścia ryzyka utraty lub uszkodzenia towaru i nie wpływają na moment powstania obowiązku podatkowego, który ustalany jest zgodnie z właściwymi przepisami prawa.
4. W przypadku braku wyraźnego wskazania reguły INCOTERMS® 2020 przyjmuje się, że dostawa następuje z chwilą wydania towaru przewoźnikowi działającemu na zlecenie Kupującego.
5. Ryzyko związane z przedmiotem dostawy przechodzi na Kupującego w momencie dostawy (nawet częściowej) z magazynu Sprzedającego, również wtedy, gdy Sprzedawca przejął jeszcze inne usługi, jak np. realizację wysyłki lub przewóz i instalację. Na życzenie Kupującego i na jego koszt Sprzedający może zapewnić ubezpieczenie przesyłki.
6. Dopuszczalne są dostawy i fakturowanie częściowe.
7. Odpowiedzialność za rozładunek przedmiotu dostawy ponosi w każdym przypadku Kupujący.
8. Transport na miejsce docelowe, posadowienie, podłączenie przedmiotu dostawy stanowi gestię Kupującego. Czynności tych dokonuje Kupujący na podstawie informacji przekazanych przez Sprzedającego.
9. Ewentualne składowanie przedmiotu dostawy odbywa się na koszt i ryzyko Kupującego, który jest zobowiązany zapewnić właściwe dla specyfiki przedmiotu dostawy warunki składowania.
§8a
OGRANICZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI SPRZEDAJĄCEGO (KLIENCI NIEBĘDĄCY KONSUMENTAMI)
1. Postanowienia niniejszego paragrafu mają zastosowanie wyłącznie do Kupujących niebędących konsumentami, w rozumieniu art. 221 Kodeksu cywilnego.
2. Odpowiedzialność Sprzedającego wobec Kupującego, niezależnie od podstawy prawnej, ograniczona jest do wartości netto dostawy, której dotyczy roszczenie.
3. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za:
a. szkody pośrednie,
b. utracone korzyści,
c. przerwy w działalności Kupującego,
d. zastosowanie towaru niezgodne z jego przeznaczeniem lub dokumentacją techniczną.
4. Ograniczenia odpowiedzialności nie mają zastosowania w przypadku szkód wyrządzonych umyślnie.
§8b
ODPOWIEDZIALNOŚĆ WOBEC KONSUMENTÓW I OSÓB FIZYCZNYCH
1. W przypadku, gdy Kupującym jest konsument lub osoba fizyczna, do odpowiedzialności Sprzedającego stosuje się bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawach konsumenta.
2. Żadne postanowienie niniejszych OWS nie wyłącza ani nie ogranicza praw przysługujących konsumentom na mocy obowiązujących przepisów prawa.
3. W razie sprzeczności postanowień OWS z przepisami prawa konsumenckiego, pierwszeństwo mają przepisy prawa.
§8c
OGRANICZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI W OBROCIE MIĘDZYNARODOWYM
1. Odpowiedzialność Sprzedającego wobec Klienta zagranicznego, niezależnie od podstawy prawnej, ograniczona jest do wartości netto dostawy, której dotyczy roszczenie.
2. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za:
a. straty pośrednie,
b. utracone korzyści,
c. różnice kursowe,
d. sankcje administracyjne lub podatkowe nałożone na Klienta zagranicznego.
3. Postanowienia niniejszego paragrafu nie mają zastosowania w przypadku szkód wyrządzonych umyślnie.
§9a
CYBERBEZPIECZEŃSTWO I CIĄGŁOŚĆ DZIAŁANIA
1. Strony zobowiązują się współdziałać w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji, ciągłości realizacji zamówień oraz ograniczania skutków incydentów bezpieczeństwa mogących wpływać na wykonanie umowy, w tym na dostępność systemów, integralność dokumentów, prawidłowość dyspozycji handlowych, rozliczenia, fakturowanie lub kontakt pomiędzy Stronami.
2. Przez incydent bezpieczeństwa rozumie się każde zdarzenie, które może powodować naruszenie poufności, integralności, autentyczności lub dostępności informacji, systemów teleinformatycznych, usług lub kanałów komunikacji wykorzystywanych przez którąkolwiek ze Stron w związku z realizacją umowy.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się niezwłocznie poinformować drugą Stronę o stwierdzonym incydencie bezpieczeństwa lub poważnym zagrożeniu bezpieczeństwa, jeżeli zdarzenie to może mieć wpływ na wykonanie umowy, bezpieczeństwo korespondencji, poprawność dyspozycji, terminowość dostaw, wystawianie lub odbiór dokumentów albo bezpieczeństwo danych przekazywanych w związku z realizacją umowy.
4. W przypadku wystąpienia incydentu bezpieczeństwa, uzasadnionego podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa albo konieczności wdrożenia środków ochronnych Sprzedający jest uprawniony do:
1. czasowego wstrzymania realizacji zamówienia lub określonej czynności,
2. zastosowania dodatkowych wymagań weryfikacyjnych lub autoryzacyjnych,
3. zmiany sposobu komunikacji lub sposobu przekazywania dokumentów,
4. czasowego wyłączenia określonego kanału komunikacji,
5. zastosowania awaryjnego trybu realizacji czynności.
5. Działania, o których mowa w ust. 4, podejmowane przez Sprzedającego w celu ochrony bezpieczeństwa, ciągłości działania, ograniczenia skutków incydentu albo wykonania obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, nie stanowią naruszenia umowy i powodują odpowiednie wydłużenie terminów realizacji o czas trwania przeszkody oraz czas niezbędny do przywrócenia bezpiecznego sposobu działania.
6. Kupujący zobowiązuje się do zapewnienia bezpieczeństwa własnych systemów, kont poczty elektronicznej, danych uwierzytelniających, dostępów do systemów księgowych, bankowych oraz KSeF, a także do niezwłocznego poinformowania Sprzedającego o każdym przypadku utraty kontroli nad kontem, nieuprawnionego dostępu, podszycia się pod pracownika, fałszywej dyspozycji lub innego zdarzenia mogącego wpływać na wykonanie umowy.
7. Sprzedający może korzystać z usług podmiotów trzecich, w szczególności dostawców usług IT, usług telekomunikacyjnych, logistycznych, hostingowych, chmurowych, księgowych, doradczych lub windykacyjnych, z uwzględnieniem wymagań bezpieczeństwa, ciągłości działania i ochrony danych wynikających z przepisów prawa oraz wewnętrznych standardów Sprzedającego.
8. W zakresie dopuszczalnym przez prawo Sprzedający może wdrażać środki organizacyjne i techniczne służące zapewnieniu cyberbezpieczeństwa, bezpieczeństwa łańcucha dostaw, ciągłości działania oraz ochrony przed nadużyciami, w tym dodatkowe procedury identyfikacji, autoryzacji, rejestrowania zdarzeń, ograniczania dostępu lub awaryjnej zmiany sposobu realizacji czynności.
9. Jeżeli incydent bezpieczeństwa lub poważne zagrożenie bezpieczeństwa ma charakter zewnętrzny, nadzwyczajny oraz niemożliwy do zapobieżenia pomimo zachowania należytej staranności, może ono zostać zakwalifikowane również jako przypadek siły wyższej w rozumieniu §9b niniejszych OWS.
§9b
SIŁA WYŻSZA
1. Strony nie ponoszą odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z umowy, jeżeli jest to następstwem działania siły wyższej.
2. Za siłę wyższą uznaje się w szczególności:
a. klęski żywiołowe,
b. wojny lub prowadzone działania zbrojne,
c. epidemie, pandemie,
d. decyzje organów administracji publicznej,
e. strajki, lokauty,
f. zakłócenia w dostawach energii,
g. awarie systemów teleinformatycznych, w tym systemów administracji publicznej (w szczególności KSeF).
3. Wystąpienie siły wyższej powoduje odpowiednie przedłużenie terminów realizacji zobowiązań
4. Postanowienie to nie wyłącza obowiązków stron wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych oraz cyberbezpieczeństwie, w szczególności obowiązków reagowania na incydenty i wymaganych notyfikacji.
§10
ZASTRZEŻENIE WŁASNOŚCI
1. Dostarczony towar pozostaje własnością Sprzedającego (jako towar zastrzeżony) do czasu zapłaty przez Kupującego wszystkich należności.
2. Jeżeli Kupujący przerabia lub łączy towar zastrzeżony z innymi towarami, to Sprzedawca uzyskuje prawo do współwłasności nowego przedmiotu w stosunku proporcjonalnym wartości fakturowej towaru zastrzeżonego do wartości fakturowej innych zastosowanych towarów.
§11
CESJA WIERZYTELNOŚCI
1. Sprzedający jest uprawniony do przeniesienia wierzytelności wynikających z umów objętych niniejszymi OWS na osoby trzecie, w szczególności na instytucje finansowe, bez konieczności uzyskania zgody Kupującego.
2. Kupujący zrzeka się prawa podnoszenia wobec cesjonariusza zarzutów przysługujących mu wobec Sprzedającego, z wyjątkiem zarzutu spełnienia świadczenia.
3. Klient zagraniczny nie jest uprawniony do przeniesienia praw lub obowiązków wynikających z umowy sprzedaży bez uprzedniej pisemnej zgody Sprzedającego pod rygorem nieważności
§12
ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI SANKCYJNYMI I COMPLIANCE
1. Kupujący oświadcza, że nie jest podmiotem objętym sankcjami wynikającymi z przepisów prawa Unii Europejskiej, Rzeczypospolitej Polskiej ani innych właściwych regulacji międzynarodowych.
2. Kupujący zobowiązuje się, że towary nabyte od Sprzedającego nie będą wykorzystywane ani reeksportowane z naruszeniem obowiązujących przepisów sankcyjnych.
3. Naruszenie niniejszego paragrafu uprawnia Sprzedającego do natychmiastowego odstąpienia od umowy z winy Kupującego.
§13
PRAWO EKSPORTOWE, SANKCJE I KONTROLA OBROTU TOWARAMI
1. Klient zagraniczny oświadcza, że:
a. nie jest podmiotem objętym sankcjami gospodarczymi, handlowymi lub finansowymi nałożonymi przez Unię Europejską, ONZ, Rzeczpospolitą Polską, USA lub inne właściwe organy,
b. nie działa w imieniu ani na rzecz podmiotów objętych sankcjami.
2. Klient zagraniczny zobowiązuje się do przestrzegania przepisów dotyczących kontroli eksportu, reeksportu oraz końcowego przeznaczenia towarów.
3. Towary dostarczone przez Sprzedającego nie mogą być reeksportowane, przekazywane ani wykorzystywane z naruszeniem obowiązujących przepisów sankcyjnych lub eksportowych.
4. W przypadku naruszenia niniejszego paragrafu Sprzedający jest uprawniony do natychmiastowego wstrzymania realizacji umowy lub odstąpienia od niej z winy Klienta.
§14
KLAUZULA KOŃCOWEGO UŻYTKOWNIKA (END USER CLAUSE)
1. Klient zagraniczny oświadcza, że jest końcowym użytkownikiem towarów lub wskazuje końcowego użytkownika w sposób zgodny z prawem.
2. Klient zagraniczny zobowiązuje się poinformować Sprzedającego o każdej zmianie dotyczącej końcowego użytkownika lub przeznaczenia towarów.
3. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za skutki użycia towarów niezgodnie z deklarowanym przeznaczeniem.
§15
ESG I NALEŻYTA STARANNOŚĆ
1. Kupujący zobowiązuje się do wykorzystywania towarów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przepisami dotyczącymi ochrony środowiska, bezpieczeństwa pracy oraz obrotu substancjami chemicznymi.
2. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za skutki wykorzystania towarów przez Kupującego w sposób sprzeczny z przepisami prawa lub dokumentacją techniczną.
§16
WŁAŚCIWOŚĆ MIEJSCOWA SĄDU I STOSOWANE PRAWO
1. Ewentualne spory wynikłe w związku z realizacją umów objętych niniejszymi OWS będą w pierwszej kolejności rozwiązywane polubownie. W przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania sporu, wszelkie spory wynikłe z niniejszych uregulowań rozstrzygane będą przez sądy powszechne właściwe miejscowo dla siedziby Sprzedającego. Sprzedający zachowuje jednak prawo zaskarżenia Kupującego w sądach ogólnych właściwych dla siedziby Kupującego.
2. W odniesieniu do wszystkich sporów pomiędzy Sprzedającym a Kupującym obowiązuje wyłącznie prawo polskie.
3. W przypadku zmiany przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, celnych, sankcyjnych, środowiskowych lub regulujących obrót towarami, która wpływa na koszty realizacji umowy lub obowiązki Sprzedającego, Sprzedający jest uprawniony do odpowiedniej zmiany warunków sprzedaży, w tym cen, terminów realizacji lub sposobu wykonania umowy.
4. Zmiana, o której mowa w ust. 1, nie stanowi naruszenia umowy ani podstawy do dochodzenia przez Kupującego jakichkolwiek roszczeń odszkodowawczych.
5. Do umów sprzedaży zawieranych z Klientami zagranicznymi stosuje się prawo polskie, z wyłączeniem Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG).
6. Wszelkie spory wynikające z umów sprzedaży rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Sprzedającego, chyba że Strony postanowią inaczej w umowie oraz z zastrzeżeniem §8b.
§17
JĘZYK WIĄŻĄCY
1. W przypadku sporządzenia OWS lub umów sprzedaży w więcej niż jednej wersji językowej, wiążąca i rozstrzygająca jest wersja w języku polskim.
2. Umowy sprzedaży, OWS oraz wszelka dokumentacja mogą być sporządzane w wersji dwujęzycznej.
3. W przypadku rozbieżności interpretacyjnych wersja w języku polskim ma charakter rozstrzygający.
§18
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) uprzejmie informujemy Pana/Panią o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.
I. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych?
1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Polychem Systems Sp. z o.o. z siedzibą w 60-003 Poznaniu, ul. Wołczyńska 43, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000035167, NIP 7790000830, REGON 001075365 („Administrator”).
2. Bezpośrednie dane kontaktowe Administratora dostępne są na stronie internetowej: www.polychem-systems.com.pl w zakładce „Kontakt”.
3. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych za pośrednictwem adresu e-mail: iod@polychem-systems.com.pl lub kierując korespondencję na adres siedziby Administratora.
4. Niniejsza informacja dotyczy w szczególności danych osobowych Kupujących będących osobami fizycznymi, osób reprezentujących Kupujących, osób wskazanych do kontaktu, składania zamówień, realizacji dostaw, rozliczeń, reklamacji oraz innych osób, których dane zostały przekazane Administratorowi w związku z zawarciem lub wykonywaniem umowy.
II. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe?
1. Przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe zgodnie z postanowieniami RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa.
2. Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie:
a. dla wypełnienia zobowiązań umownych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – dane są przetwarzane w celach dostarczenia produktów i usług świadczonych przez Administratora, obsługi sprzedaży, dokonania rozliczeń finansowych, a także zawarcia i realizacji umowy na dostawy towarów i usług;
b. dla wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w celu realizacji obowiązków wynikających w szczególności z przepisów o rachunkowości, przepisów podatkowych, przepisów dotyczących fakturowania, w tym z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), oraz innych obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa;
c. w oparciu o Pana/Pani zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – jeżeli wyraził(-a) Pan/Pani zgodę na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach, w szczególności w celu prowadzenia działań promocyjnych, kontaktu z Administratorem poprzez formularze internetowe albo w celach marketingowych dotyczących produktów i usług własnych Administratora. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych dokonanego przed jej wycofaniem;
d. do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – jeżeli zajdzie taka potrzeba, przetwarzanie danych odbywa się w celu ochrony prawnie uzasadnionych interesów własnych Administratora lub stron trzecich. Przykładami takiego przetwarzania mogą być w szczególności:
• zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego oraz bezpieczeństwa komunikacji,
• badanie satysfakcji Klientów,
• statystyki i analizy współpracy oraz jakości świadczonych usług,
• nawiązanie oraz podtrzymanie relacji biznesowych,
• dochodzenie roszczeń i reklamacji oraz obrona przed roszczeniami,
• marketing bezpośredni produktów i usług własnych,
• ustalenie osób uprawnionych do działania w imieniu kontrahenta,
• archiwizacja oraz wewnętrzne cele administracyjne i organizacyjne Administratora.
3. W przypadku danych osobowych pozyskanych nie bezpośrednio od Pana/Pani, lecz od kontrahenta, pracodawcy, podmiotu, w imieniu którego Pan/Pani działa, a także z publicznie dostępnych rejestrów lub ewidencji, w szczególności z CEIDG, KRS oraz innych ogólnodostępnych źródeł informacji, dane te są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do:
• zawarcia i wykonania umowy,
• realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
• weryfikacji kontrahenta oraz ustalenia osób uprawnionych do działania w jego imieniu,
• zapewnienia bezpieczeństwa współpracy, komunikacji i rozliczeń,
• dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami,
na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO – stosownie do celu przetwarzania i charakteru relacji z Administratorem.
4. Administrator może przetwarzać w szczególności dane identyfikacyjne, kontaktowe, rejestrowe, stanowiskowe, dane dotyczące reprezentacji lub umocowania, a także dane zawarte w zamówieniach, korespondencji, dokumentach rozliczeniowych, logistycznych i reklamacyjnych.
III. Jak długo będą przetwarzane Pana/Pani dane osobowe?
Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w punkcie II, tj.:
a. w zakresie realizacji zawartej umowy o świadczenie usług i/lub dostarczenie produktów – do czasu zakończenia jej realizacji, a po tym czasie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń;
b. w zakresie marketingu bezpośredniego realizowanego w oparciu o zgodę – do czasu wycofania zgody na takie przetwarzanie;
c. w zakresie danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów stanowiących podstawę tego przetwarzania, z poszanowaniem Pana/Pani praw i wolności, lub do czasu wniesienia przez Pana/Panią skutecznego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania danych.
IV. Jakie prawa przysługują Panu/Pani w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych?
1. Ma Pan/Pani prawo do:
a) żądania dostępu do swoich danych osobowych,
b) sprostowania danych osobowych,
c) ograniczenia przetwarzania danych osobowych lub do ich usunięcia – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
d) wycofania w dowolnym momencie udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych – w przypadku przetwarzania na podstawie udzielonej zgody,
e) wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją, gdy przetwarzanie przez Administratora odbywa się do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów (art. 21 ust. 1 RODO),
f) wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celach związanych z marketingiem bezpośrednim (art. 21 ust. 2 RODO),
g) żądania przeniesienia danych osobowych, przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy lub przetwarzanych na podstawie zgody,
h) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
2. W celu zgłoszenia i wykonania swoich praw prosimy skierować żądanie na adres e-mail: iod@polychem-systems.com.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
V. Komu możemy przekazywać dane osobowe?
Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych mogą być:
a) podmioty wspierające Administratora w procesie dostawy i logistyki,
b) podmioty windykacyjne
c) partnerzy, z którymi Administrator współpracuje, łącząc produkty lub usługi,
d) kancelarie prawne, doradcy oraz podmioty świadczące usługi audytowe,
e) podmioty wspierające Administratora w zakresie utrzymania systemów informatycznych, hostingu, usług telekomunikacyjnych oraz wsparcia technicznego,
f) podmioty świadczące usługi księgowe, podatkowe, archiwizacyjne, kurierskie, transportowe lub płatnicze,
g) podmioty oraz organy uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
VI. Informacja o przekazywaniu Pana/Pani danych osobowych do państwa trzeciego (poza Unię Europejską)
Informujemy, że Pana/Pani dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
VII. Czy ma Pan/Pani obowiązek dostarczyć dane osobowe?
Podanie danych osobowych jest wymagane przez Polychem Systems Sp. z o.o. w celu zawarcia i wykonania umowy. Konsekwencją niepodania danych osobowych wymaganych przez Polychem Systems Sp. z o.o. może być brak możliwości zawarcia i wykonania umowy, realizacji dostawy, wystawienia dokumentów lub prowadzenia bieżącej współpracy. W przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody, podanie danych ma charakter całkowicie dobrowolny.
VIII. Skąd pozyskujemy Pana/Pani dane osobowe (źródło pochodzenia danych)?
Dane osobowe mogą zostać pozyskane:
a) od Pana/Pani – w szczególności w związku z zawarciem lub wykonywaniem umowy, prowadzeniem korespondencji, składaniem zamówień, reklamacją, kontaktem handlowym lub organizacją dostaw;
b) od Kupującego, kontrahenta, pracodawcy lub podmiotu, w imieniu którego Pan/Pani działa – w szczególności gdy został(-a) Pan/Pani wskazany(-a) jako osoba reprezentująca, kontaktowa, upoważniona do składania zamówień, uzgodnień handlowych, technicznych, logistycznych, księgowych, reklamacyjnych lub odbioru towaru;
c) z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz innych publicznie dostępnych rejestrów, ewidencji lub wykazów;
d) z ogólnie dostępnych źródeł, w szczególności ze stron internetowych, publicznych baz danych, stopki korespondencji elektronicznej, materiałów informacyjnych lub innych źródeł powszechnie dostępnych;
e) z korespondencji prowadzonej w związku z realizacją umowy lub relacji biznesowej.
W przypadku danych pozyskanych nie bezpośrednio od Pana/Pani Administrator przetwarza je wyłącznie w zakresie adekwatnym do celu ich pozyskania i zgodnie z podstawami prawnymi wskazanymi w pkt II powyżej. Jawność danych ujawnionych w publicznych rejestrach lub ewidencjach nie wyłącza obowiązku ich przetwarzania zgodnie z przepisami RODO.
IX. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji oraz profilowaniu
Informujemy, że Pana/Pani dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Poznań, dnia 03.04.2026 r.