Conditions générales de vente
§1
LES DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1. Le présent document (ci-après dénommé « CGV ») définit les conditions générales de toutes les transactions de vente effectuées par Polychem Systems sp. z o.o. (ci-après dénommée «Vendeur»).
2. Les dispositions des CGV peuvent être modifiées uniquement par une clause spécifique dans le contrat de vente. Dans ce cas, la clause du contrat de vente prévaut. Les CGV sont publiées par le Vendeur sur son site web, leur mise à disposition à l’Acheteur avant la conclusion du contrat s’en trouvant ainsi assurée. L’acheteur est autorisé à copier/télécharger les CGV sur le site Internet du Vendeur, à les conserver et à les utiliser.
3. Les présentes CGV doivent être interprétées comme une opposition aux conditions définies unilatéralement par l’Acheteur.
4. Toute correspondance destinée au Vendeur doit être envoyée à l’adresse suivante : Polychem Systems sp. z o.o., ul. Wołczyńska 43, 60-003 Poznań ou par e-mail à l’adresse : info@polychem-systems.com.pl
5. Toute disposition du contrat de vente qui serait en contradiction avec les dispositions des CGV prévaudra sur celles-ci, sous réserve du paragraphe 7.
6. La soumission d’une offre d’achat sur un formulaire séparé n’exclut pas la validité des dispositions des CGV. Les dispositions des CGV prévalent sur celles figurant sur le bon de commande du client.
7. Les parties ne peuvent entrer en relation contractuelle à des conditions autres que celles définies dans les CGV exclusivement sur la base d’un Contrat distinct, qui doit être conclu par écrit sous peine de nullité, à l’issue de négociations, et qui doit définir précisément l’étendue de l’exclusion des CGV.
8. L’acheteur consent à la vente en vertu des dispositions des présentes CGV.
9. La nullité totale ou partielle de toute disposition des CGV ne saurait affecter le reste de cette disposition ni les autres dispositions des CGV. Dans les limites autorisées par la loi applicable au Vendeur, les Parties conviendront de bonne foi de remplacer cette disposition invalide par une disposition conforme à la loi et ayant un effet économique similaire.
10. Sauf indication contraire explicite dans les CGV, toute modification des CGV sera contraignante si elle est formulée par écrit, sous peine de nullité, et signée par les représentants dûment habilités par les Parties. L’acheteur est également autorisé à copier/télécharger les CGV modifiées sur le site Internet du Vendeur, à les conserver et à les utiliser.
§2
LA CORRESPONDANCE COMMERCIALE ET LES COMMANDES
1. Les supports catalogue, les fiches techniques, les fiches de données de sécurité ainsi que les schémas et les figures joints à l’offre sont susceptibles d’être modifiés. Le Vendeur se réserve le droit de propriété et les droits d’auteur relatifs aux devis, figures et autres documents fournis à l’Acheteur. Il est interdit de copier et de partager ces matériaux, ainsi que des échantillons de produits et des offres commerciales, à des tiers sans l’autorisation du Vendeur.
2. Sauf indication contraire, toutes les offres envoyées par le Vendeur restent valables pendant 30 jours.
3. Sauf indication contraire, la correspondance électronique entre l’Acheteur et le Vendeur, adressée à l’adresse info@polychem-systems.com.pl ainsi qu’à l’adresse indiquée par l’Acheteur, est réputée contraignante.
4. Les commandes sont reconnues comme passées et contraignantes lorsqu’elles sont officiellement confirmées par écrit par le Vendeur. Les Contrats entrent en vigueur à la date de leur signature par toutes les parties.
5. À chaque demande, le Vendeur met à la disposition de l’Acheteur les fiches techniques, les fiches de données de sécurité, les agréments, les homologations, les certificats et autres documents à jour.
6. Le Vendeur certifie à l’Acheteur que les marchandises ne contiennent pas de substances illicites.
7. Tout changement de numéro de compte bancaire, de lieu de livraison, de personnes autorisées à passer des commandes, à réceptionner les marchandises ou à gérer la correspondance, d’adresses e-mail utilisées pour les échanges commerciaux, de données relatives à la facturation, y compris celles liées au Système national de facturation électronique (KSeF), ainsi que toute autre disposition d’exécution importante, nécessite la confirmation du Vendeur sous forme écrite, par le biais du canal de communication convenu, et, si nécessaire, une vérification supplémentaire par une personne autorisée de la part du Vendeur.
8. Le Vendeur est autorisé à interrompre l’exécution des instructions ou de la commande tant que l’authenticité de la demande n’a pas été confirmée de manière effective, s’il a des doutes justifiés quant à l’identité de l’expéditeur, à l’intégrité du communiqué, à la légalité des instructions ou à la sécurité du canal de communication.
9. Les mesures entreprises par le Vendeur dans le but de vérifier l’authenticité des instructions, de se protéger contre les abus, la fraude, l’usurpation d’identité d’un contractant ou tout autre incident de sécurité ne constituent pas un retard ni un manquement à l’exécution du contrat.
§3
LES PRIX ET LES MODALITÉS DE PAIEMENT
1. Tous les prix doivent être considérés comme des prix auxquels la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) s’ajoute au taux légal en vigueur.
2. Sauf convention contraire, les prix indiqués dans l’offre commerciale en vigueur du Vendeur sont applicables.
3. Sauf disposition contraire, les modalités de paiement figurant dans la dernière offre commerciale valable du Vendeur envoyée à l’Acheteur sont applicables. Le versement d’un acompte, s’il est prévu, fait office de condition préalable au lancement de la commande et déclenche les délais contractuels.
4. Si l’Acheteur ne respecte pas les délais de paiement, le Vendeur a le droit de facturer des intérêts au taux légal.
5. L’Acheteur a le droit de suspendre le paiement ou d’effectuer des compensations sans l’accord écrit explicite du Vendeur.
6. En cas de retard de paiement dépassant le délai convenu ou lorsque la commande passée excède le montant fixé du crédit commercial, le Vendeur a le droit d’interrompre l’expédition de la marchandise et/ou la réalisation du contrat jusqu’à ce que l’Acheteur ait réglé ses arriérés ou versé le montant manquant dépassant le montant fixé du crédit commercial.
7. Les factures pro forma ne seront établies par le Vendeur que si cela est expressément prévu dans le contrat ou dans l’offre commerciale.
8. L’Acheteur prend en charge les frais liés à l’annulation de la commande des marchandises achetées auprès du vendeur (y compris les frais administratifs, de stockage des marchandises ou de leur retour à l’entrepôt).
9. Dans le cas où un paiement différé est appliqué pour la livraison (paiement effectué après la livraison de la marchandise à l’Acheteur) et que l’Acheteur ne respecte pas le délai de paiement indiqué sur la facture TVA, le Vendeur peut engager une procédure visant à obtenir le règlement spontané de la créance. L’Acheteur est tenu de rembourser au Vendeur, sur la base d’une note de débit, les frais forfaitaires relatifs à ladite procédure, si celle-ci est appliquée, selon les montants suivants :
a. 50,00 PLN net + TVA pour la première et chaque mise en demeure suivante
b. 100,00 PLN net + TVA pour la première et chaque mise en demeure suivante lorsque celle-ci est adressée au nom du Vendeur par un bureau d’avocats.
§4
LA FACTURATION ET LES OBLIGATIONS FISCALES POUR LES CLIENTS NATIONAUX
1. Les factures nationales adressées aux entreprises et aux institutions ne seront émises que via le Système national de facturation électronique ( KSeF), tandis que les factures pro forma seront envoyées à l’adresse e-mail indiquée par l’Acheteur.
2. Les factures ne pourront être téléchargées que via le système KSeF. Aucun aperçu de facture ne sera envoyé, que ce soit au format PDF ou dans tout autre format.
3. L’acheteur déclare avoir un accès actif au Système national de facturation électronique (KSeF) et s’engage à assurer son bon fonctionnement de son côté.
4. Le Vendeur ne peut être tenu responsable du fait que l’Acheteur ne puisse pas télécharger la facture pour des raisons qui lui sont imputables, notamment l’absence d’accès au KSeF, la mauvaise configuration des systèmes informatiques ou l’absence d’autorisations nécessaires.
5. La mise en ligne de la facture par le Vendeur dans le système KSeF vaut pour l’Acheteur comme justification du paiement.
6. Le système national de facturation électronique n’envoie pas de notification sur les factures en attente. L’Acheteur est tenu de télécharger le document de vente via le système KSeF.
7. L’Acheteur assume l’entière responsabilité de la déclaration fiscale correcte des factures émises dans le système KSeF.
8. Le délai de paiement d’une facture commence à courir à partir du moment où le vendeur la met en ligne sur le KSeF.
9. Le fait que l’Acheteur n’ait pas téléchargé la facture du KSeF n’affecte pas le délai de paiement et n’exonère pas l’Acheteur de son obligation de paiement.
10. Les factures du KSeF sont établies dans un format XML standardisé et uniforme ;
11. Si le système KSeF tombe en panne ou s’il n’est pas possible d’émettre une facture structurée pour des raisons techniques (mode « hors ligne »), le Vendeur fournira à l’Acheteur la facture de la manière convenue entre les parties. Ces factures seront accompagnées des codes QR visés par la réglementation, permettant de vérifier les données figurant sur la facture.
12. Une fois le système KSeF remis en service, la facture sera transmise au KSeF dans les délais prévus par la loi. La date effective de remise de la facture est la date à laquelle la réception de la facture a été constatée selon les conditions convenues entre les parties et indiquée par les codes appropriés, ou la date à laquelle un numéro d’identification a été assigné à la facture dans le KSeF, en fonction de la date la plus proche.
13. Une panne prolongée du système n’exonère pas l’Acheteur de respecter le délai de paiement figurant sur la facture. Passé ce délai, le Vendeur se réserve le droit de facturer à l’Acheteur des intérêts pour retard de paiement sur la facture concernée.
14. Le système national de facturation électronique n’est pas applicable au cas des Clients particuliers nationaux, pour lesquels la transmission des factures se fera selon les modalités convenues entre les parties.
§5
LA FACTURATION ET LES OBLIGATIONS FISCALES POUR LES CLIENTS ÉTRANGERS
1. Pour les transactions effectuées avec des Clients étrangers, les factures sont établies conformément à la législation fiscale en vigueur en République de Pologne et aux réglementations de l’Union européenne.
2. Le client étranger assume l’entière responsabilité du règlement correct des impôts, des droits de douane et des autres redevances publiques en vigueur dans le pays de son siège social ou du lieu de livraison des marchandises.
3. Le Vendeur ne peut être tenu responsable des conséquences fiscales des transactions effectuées par le Client étranger, y compris la mauvaise application de la TVA ou des mécanismes d’autoliquidation, si celles-ci résultent de données erronées ou incomplètes transmises par le Client.
4. Le système national de facturation électronique (dit KSeF) ne s’applique pas aux Clients étrangers (particuliers ou institutionnels), pour lesquels les factures seront transmises selon les modalités convenues entre les parties.
5. Les clients résidant en dehors de la Pologne reçoivent un aperçu de la facture au format PDF, contenant les données transmises au système KSeF. Ce document fait office de justificatif pour le paiement.
6. La date d’émission de la facture est la date à laquelle un numéro lui a été assigné dans le système KSeF.
7. L’accès aux factures établies dans le KSeF est défini avec l’étendue et selon les dispositions prévues par la loi.
8. Aucune action supplémentaire n’est requise par le client en ce qui concerne le fonctionnement du système KSeF en Pologne.
§6
LES DÉLAIS
1. Le délai de livraison commence à courir à compter du jour où l’Acheteur et le Vendeur ont signé le contrat ou convenu par écrit du contenu de la commande. Le respect du délai de livraison dépend (le cas échéant) du fait que l’Acheteur fournisse en temps voulu l’ensemble des documents requis, y compris les autorisations et agréments nécessaires, ainsi que des explications et approbations en temps voulu des projets, et qu’il respecte les conditions de paiement convenues et les autres obligations de l’Acheteur.
2. Le délai de livraison est considéré comme respecté si l’expédition des marchandises prêtes à l’emploi a quitté l’entrepôt du Vendeur avant l’expiration du délai de livraison convenu. En cas de retard d’expédition ou de livraison pour des raisons qui incombent à l’Acheteur, la notification de la disponibilité de la marchandise pour l’expédition ou la livraison, effectuée avant l’expiration du délai de livraison convenu, est considérée comme le respect du délai applicable de livraison.
3. Si la réception ou l’expédition de la marchandise est retardée de plus de 30 jours pour des raisons imputables à l’Acheteur, le Vendeur a le droit de disposer de la marchandise à sa guise, et l’Acheteur ne peut faire valoir aucun droit à l’encontre du Vendeur pour cause de retard de livraison ou de non-livraison. Le Vendeur se réserve également le droit d’exiger de l’Acheteur le remboursement des frais engagés, y compris les frais administratifs, de stockage des marchandises ou de leur retour à l’entrepôt.
4. Si des obstacles préalablement imprévisibles surviennent et empêchent le Vendeur ou ses sous-traitants de remplir leurs obligations, et si, même en faisant preuve de toute la diligence requise, il n’a pas été possible d’éviter ces obstacles résultant d’un cas de force majeure ou d’un retard dans la livraison de matériaux de production ou de produits semi-finis essentiels, les délais de livraison convenus sont alors reportés en conséquence. Si, suite à des obstacles survenus, le Vendeur n’est plus en mesure d’effectuer la livraison, il peut, dans ces circonstances, se retirer du contrat dans un délai de 14 jours à compter de la date à laquelle les circonstances susmentionnées se sont produites, et après en avoir préalablement informé l’Acheteur. Conformément au présent alinéa, le Vendeur ne peut être tenu responsable des difficultés survenues à la suite de grèves et de lock-out. Les circonstances susmentionnées n’autorisent pas l’Acheteur à réclamer des pénalités contractuelles.
5. Le Vendeur n’est en aucun cas responsable des dommages indirects et des frais liés au manque à gagner (y compris la perte d’opportunités d’établir des relations commerciales, de bénéfices, de production, de revenus ou de contrats) subis par l’Acheteur, découlant d’un retard de livraison, y compris ceux causés par le transporteur, ou d’une livraison incomplète.
§7
LA PROCÉDURE DE RÉCLAMATION
1. Le Vendeur est tenu responsable de la qualité et de la quantité des marchandises livrées/réceptionnées à hauteur de la valeur brute de vente figurant dans les documents de vente joints à chaque livraison et dans le certificat de contrôle qualité des marchandises.
2. Le Vendeur certifie que la qualité de la marchandise est conforme à la fiche technique et à la fiche de données de sécurité, à moins que l’Acheteur n’ait précisé la qualité et les exigences dans le contrat de vente. La fiche technique du produit et la fiche de données de sécurité sont jointes au contrat de vente.
3. La qualité des marchandises livrées est vérifiée à l’aide d’un échantillon de référence pris par le Vendeur lors du remplissage des emballages ou de la citerne. Le vendeur accepte que des échantillons soient pris de l’emballage d’origine scellé à des fins de contrôle qualité.
4. Les réclamations relatives à la qualité ou à la quantité doivent être adressées par l’Acheteur au Vendeur par écrit, au moyen d’un courrier électronique ou d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Les réclamations doivent être soumises dans les 30 jours calendaires suivant la livraison ou la réception des marchandises. Si ce délai n’est pas respecté, l’Acheteur ne pourra faire valoir aucun droit à cet égard.
5. Dans le cas de vices cachés, l’Acheteur est tenu de signaler tout défaut des marchandises livrées/reçues dès sa découverte, mais au plus tard dans les 7 jours suivant la détection du défaut, sous peine de ne pas donner suite à la réclamation. Si ce délai n’est pas respecté, l’Acheteur ne pourra faire valoir aucun droit à cet égard. L’Acheteur est tenu de signaler tout vice caché au plus tard dans les 12 mois suivant la date d’achat des marchandises.
6. Le Vendeur ne peut être tenu responsable des défauts des marchandises après l’expiration de la date de péremption indiquée dans la fiche technique du produit.
7. La réclamation de l’Acheteur relative à des défauts de qualité ou de quantité doit notamment comprendre :
• un procès-verbal de réclamation décrivant en détail les défauts des marchandises et d’autres informations pertinentes, y compris celles concernant le mode de transformation,
• les documents de livraison,
• les résultats des analyses réalisées par l’Acheteur, indiquant la présence d’une non-conformité,
• le certificat de pesage – en cas de réclamation quantitative, sur la base d’un pesage effectué par l’Acheteur,
• une photo de l’emballage indiquant que les scellés, les capsules ou autres sont intacts – en cas de réclamation quantitative,
• le procès-verbal de réclamation, notamment quantitative, relatif à l’emballage endommagé doit être signé par la personne qui livre la marchandise à l’Acheteur.
8. La réclamation sera traitée par le Vendeur dans un délai de 21 jours à compter de la réception du dossier complet de réclamation.
9. L’Acheteur est tenu de protéger et de stocker la marchandise ou le produit faisant l’objet de la réclamation jusqu’à la fin de la procédure de réclamation. Le Vendeur est en droit de faire appel à un expert pour évaluer le bien-fondé de la réclamation.
§8
LE TRANSFERT DES RISQUES ET LA PRISE EN CHARGE DE LA LIVRAISON
1. En cas de vente sur le marché national, les livraisons sont effectuées conformément à la législation polonaise. Les règles INCOTERMS® 2020 sont sans effet, sauf convention contraire expresse entre les Parties.
2. En cas des ventes internationales, les livraisons sont réalisées conformément aux règles INCOTERMS® 2020, publiées par la Chambre de commerce internationale (CCI), selon les termes indiqués dans l’offre, la commande ou la confirmation de commande.
3. Les règles INCOTERMS® 2020 précisent notamment la répartition des frais de transport et le moment du transfert des risques de perte ou d’endommagement des marchandises et n’ont aucun impact sur le moment de la naissance de l’obligation fiscale, qui est déterminé conformément à la législation applicable.
4. À défaut de mention explicite de la règle INCOTERMS® 2020, la livraison est réputée avoir lieu au moment de la remise des marchandises au transporteur agissant pour le compte de l’Acheteur.
5. Le risque relatif à l’objet de la livraison est transféré à l’Acheteur au moment de la livraison (même partielle) au départ de l’entrepôt du Vendeur, même si ce dernier a pris en charge d’autres prestations, par exemple l’expédition, le transport ou l’installation. Le Vendeur peut, à la demande de l’Acheteur et à ses frais, prendre en charge l’assurance de la livraison.
6. Les livraisons et facturations partielles sont acceptées.
7. En tout état de cause, la responsabilité du déchargement de la marchandise incombe à l’Acheteur.
8. Le transport jusqu’au lieu de destination, l’installation et le raccordement du produit livré sont à la charge de l’Acheteur. Ces opérations doivent être effectuées par l’Acheteur sur la base des informations fournies par le Vendeur.
9. Le stockage éventuel des marchandises livrées se fait aux frais et aux risques de l’Acheteur, qui est tenu d’assurer des conditions de stockage adaptées aux caractéristiques spécifiques des marchandises livrées.
§8a
LA LIMITATION DE RESPONSABILITÉ DU VENDEUR (CLIENTS NON CONSOMMATEURS)
1. Les dispositions du présent paragraphe ne s’appliquent qu’aux acheteurs qui ne sont pas des consommateurs, au sens de l’article 221 du Code civil.
2. Indépendamment du fondement juridique, la responsabilité du Vendeur envers l’Acheteur est limitée à la valeur nette de la livraison faisant l’objet de la réclamation.
3. Le Vendeur ne peut être tenu responsable:
a. des dommages indirects,
b. du manque à gagner,
c. des perturbations dans l’activité de l’Acheteur,
d. d’une utilisation du produit contraire à sa destination ou à la documentation technique.
4. Les limitations de responsabilité sont sans effet en cas de dommages causés intentionnellement.
§8b
LA RESPONSABILITÉ ENVERS LES CONSOMMATEURS ET LES PARTICULIERS
1. Dans le cas où l’Acheteur est un consommateur ou une personne physique, la responsabilité du Vendeur relève des dispositions légales impératives, en particulier du Code civil et de la loi sur les droits des consommateurs.
2. Aucune disposition des présentes CGV n’exclut ni ne limite les droits des consommateurs en vertu de la législation en vigueur.
3. En cas de divergence entre les dispositions des CGV et la réglementation relative à la protection des consommateurs, la réglementation légale prévaut.
§8c
LA LIMITATION DE RESPONSABILITÉ DANS LE COMMERCE INTERNATIONAL
1. La responsabilité du Vendeur envers le Client étranger, indépendamment de la base juridique, est limitée à la valeur nette de la livraison qui fait l’objet de la réclamation.
2. Le Vendeur ne peut être tenu responsable :
a. des dommages indirects,
b. du manque à gagner,
c. des écarts de change,
d. des sanctions administratives ou fiscales imposées au Client étranger.
3. Les dispositions du présent paragraphe sont sans effet en cas de dommages causés intentionnellement.
§9a
LA CYBERSÉCURITÉ ET LA CONTINUITÉ D’ACTIVITÉ
1. Les Parties s’engagent à coopérer pour assurer la sécurité de la communication, le bon déroulement des commandes et la limitation des conséquences des incidents de sécurité pouvant affecter l’exécution du contrat, y compris l’accessibilité des systèmes, l’intégrité des documents, l’exactitude des instructions commerciales, la comptabilité, la facturation ou le contact entre les Parties.
2. Un incident de sécurité signifie tout événement susceptible d’entraîner une violation de la confidentialité, de l’intégrité, de l’authenticité ou de la disponibilité des informations, des systèmes d’information et de communication, des services ou des canaux de communication utilisés par une des Parties dans le cadre de l’exécution du contrat.
3. Chacune des Parties s’engage à informer immédiatement l’autre Partie de tout incident de sécurité constaté ou de toute menace sérieuse pour la sécurité, dans la mesure où cet incident peut affecter l’exécution du contrat, la sécurité de la correspondance, l’exactitude des instructions, le respect des délais de livraisons, l’émission ou la réception de documents, ou encore la sécurité des données transmises dans le cadre de l’exécution du contrat.
4. En cas d’incident de sécurité, de soupçon justifié de violation de la sécurité ou de nécessité de mettre en œuvre des mesures de protection, le Vendeur a le droit de:
1. suspendre temporairement la réalisation de la commande ou d’une opération spécifique,
2. mettre en place des exigences supplémentaires de vérification ou d’autorisation,
3. modifier les moyens de communication ou les modalités de transmission des documents,
4. désactiver temporairement un canal spécifique de communication,
5. mettre en place un mode d’exécution d’urgence.
5. Les mesures mentionnées au paragraphe 4, prises par le Vendeur afin de garantir la sécurité, la continuité d’activité, de limiter les conséquences d’un incident ou de remplir ses obligations prévues par la législation en vigueur, ne constituent pas une violation du contrat et donnent lieu à une prolongation appropriée des délais d’exécution, égale à la durée de la difficulté et au temps nécessaire pour rétablir la sécurité des opérations.
6. L’Acheteur s’engage à assurer la sécurité de ses propres systèmes, adresses électroniques, identifiants, accès aux systèmes de comptabilité, bancaires et au KSeF, ainsi qu’à signaler immédiatement au Vendeur tout cas de perte de contrôle du compte, d’accès non autorisé, d’usurpation d’identité d’un employé, de fausse instruction ou tout autre incident pouvant affecter l’exécution du contrat.
7. Le Vendeur est autorisé à faire appel à des prestataires tiers, notamment des prestataires de services informatiques, de télécommunications, de logistique, d’hébergement, de cloud, de comptabilité, de conseil ou de recouvrement, en tenant compte des exigences en matière de sécurité, de continuité d’activité et de protection des données prévues par la législation et les normes internes du Vendeur.
8. Dans la mesure permise par la loi, le Vendeur est en droit de mettre en œuvre des mesures organisationnelles et techniques permettant d’assurer la cybersécurité, la sécurité de la chaîne d’approvisionnement, la continuité d’activité et la protection contre les abus, y compris des procédures supplémentaires d’identification, d’autorisation, d’enregistrement des incidents, de restriction d’accès ou de modification d’urgence des modalités d’exécution des opérations.
9. Si un incident de sécurité ou une menace grave de sécurité présente un caractère externe, exceptionnel et inévitable en dépit de toutes les précautions prises, elle peut également être considérée comme un cas de force majeure au sens de §9b des présentes CGV.
§9b
LA FORCE MAJEURE
1. Les parties ne sauraient être tenues responsables de l’inexécution ou de la mauvaise exécution des obligations résultant du contrat si celles-ci sont la conséquence d’un cas de force majeure.
2. Sont notamment reconnus comme cas de force majeure:
a. les catastrophes naturelles,
b. les guerres ou les opérations militaires,
c. les épidémies, les pandémies,
d. les décisions des autorités publiques,
e. les grèves, les lock-out,
f. les interruptions d’approvisionnement en énergie,
g. les défaillances des systèmes d’information et de communication, y compris les systèmes de l’administration publique (en particulier le KSeF).
3. Tout cas de force majeure entraîne une prolongation correspondante des délais d’exécution des obligations
4. La présente disposition n’exclut pas les obligations des parties prévues par les réglementations impératives en matière de protection des données à caractère personnel et de cybersécurité, en particulier les obligations visant à réagir aux incidents et à effectuer les notifications requises.
§10
LA CLAUSE DE RÉSERVE DE PROPRIÉTÉ
1. La marchandise livrée reste la propriété du Vendeur (comme marchandise sous réserve de propriété) tant que l’Acheteur n’a pas réglé l’intégralité du montant dû.
2. Dans le cas où l’Acheteur modifie ou combine la marchandise sous réserve de propriété avec d’autres marchandises, le Vendeur est en droit d’obtenir la copropriété du nouveau produit au prorata de la valeur facturée de la marchandise sous réserve de propriété par rapport à la valeur facturée des autres marchandises utilisées.
§11
LA CESSION DE CRÉANCES
1. Le Vendeur a le droit de céder les créances issues des contrats conclus en vertu des présentes CGV à des tiers, notamment à des établissements financiers, sans avoir à obtenir l’accord de l’Acheteur.
2. L’Acheteur renonce à invoquer à l’encontre du cessionnaire les exceptions auxquelles il a droit à l’encontre du Vendeur, à l’exception de l’exception d’exécution de la prestation.
3. Le Client étranger n’est pas en droit de ceder les droits ou obligations issus du contrat de vente sans l’accord écrit préalable du Vendeur, sous peine de nullité
§12
LA CONFORMITÉ AUX RÈGLEMENTATIONS EN MATIÈRE DE SANCTIONS ET DE COMPLIANCE
1. L’Acheteur déclare n’être soumis à aucune sanction prévue par les dispositions du droit de l’Union européenne, de la République de Pologne ou d’autres réglementations internationales applicables.
2. L’Acheteur déclare que les marchandises achetées auprès du Vendeur ne seront ni utilisées ni réexportées de manière contraire aux dispositions en vigueur en matière de sanctions.
3. Tout manquement au présent paragraphe donne au Vendeur le droit de résilier immédiatement le contrat pour faute de l’Acheteur.
§13
LE DROIT DE L’EXPORTATION, LES SANCTIONS ET LE CONTRÔLE DES ÉCHANGES DE MARCHANDISES
1. Le client étranger déclare que :
a. il n’est pas soumise à des sanctions économiques, commerciales ou financières imposées par l’Union européenne, l’ONU, la République de Pologne, les États-Unis ou d’autres autorités compétentes,
b. il n’agit pas au nom ou au profit d’entités soumises à des sanctions.
2. Le client étranger s’engage à respecter les dispositions relatives au contrôle de l’exportation, de la réexportation et de la destination finale des marchandises.
3. Les marchandises livrées par le Vendeur ne peuvent être réexportées, transmises ou utilisées de manière contraire aux dispositions applicables en matière de sanctions ou d’exportation.
4. Tout manquement au présent paragraphe autorise le Vendeur à interrompre immédiatement la réalisation du contrat ou à y renoncer pour faute du Client.
§14
LA CLAUSE D’UTILISATION FINALE (END USER CLAUSE)
1. Le Client étranger certifie être l’utilisateur final des marchandises ou indique l’utilisateur final de manière conforme à la loi.
2. Le Client étranger s’engage à informer le Vendeur de toute modification relative à l’utilisateur final ou à la destination des marchandises.
3. Le Vendeur ne peut être tenu responsable des conséquences de l’utilisation des marchandises non conforme à l’usage prévu.
§15
ESG ET LE DEVOIR DE VIGILANCE
1. L’Acheteur est tenu d’utiliser les marchandises conformément à la législation en vigueur, en particulier aux dispositions en matière de protection de l’environnement, de sécurité au travail et de circulation des substances chimiques.
2. Le Vendeur ne peut être tenu responsable des conséquences résultant d’une utilisation des marchandises par l’Acheteur contraire à la législation ou à la documentation technique.
§16
LA COMPÉTENCE TERRITORIALE DU TRIBUNAL ET LE DROIT APPLICABLE
1. Tout différend découlant de l’exécution des contrats visés par les présentes CGV fera l’objet, dans un premier temps, d’une tentative de règlement à l’amiable. À défaut d’un règlement à l’amiable, tout différend découlant des présentes dispositions sera réglé par les tribunaux de droit commun compétents en fonction du siège social du Vendeur. Le Vendeur se réserve toutefois le droit de poursuivre l’Acheteur devant les tribunaux judiciaires compétents en fonction du siège social de l’Acheteur.
2. Seul le droit polonais s’applique à tous les différends entre le Vendeur et l’Acheteur.
3. Toute modification de la législation, notamment des dispositions fiscales, douanières, en matière de sanctions, environnementales ou relatives à l’échange de marchandises, affectant les coûts d’exécution du contrat ou les obligations du Vendeur, autorise ce dernier à modifier en conséquence les conditions de vente, y compris les prix, les délais d’exécution ou les modalités d’exécution du contrat.
4. La modification mentionnée au paragraphe 1 ne constitue pas un manquement au contrat et ne donne pas lieu à des réclamations indemnitaires de la part de l’Acheteur.
5. Le droit polonais, à l’exclusion de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CVIM), s’applique aux contrats de vente conclus avec des Clients étrangers.
6. Tout différend résultant des contrats de vente sera réglé par le tribunal de droit commun compétent du lieu du siège social du Vendeur, sauf si les Parties en conviennent autrement dans le contrat et sous réserve du § 8b.
§17
LA LANGUE FAISANT FOI
1. Si les CGV ou les contrats de vente sont rédigés dans plusieurs langues, la version en polonais est celle qui fait foi et prévaut.
2. Les contrats de vente, les CGV et tous les documents peuvent être rédigés en deux langues.
3. En cas de divergences d’interprétation, la version en langue polonaise sera considérée comme faisant foi.
§18
LE TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Compte tenu de l’entrée en vigueur du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 concernant la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE («RGPD»), nous tenons à vous renseigner sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et sur les finalités de ce traitement, ainsi que sur les droits dont vous disposez en vertu de la législation relative à la protection des données à caractère personnel.
I. Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel?
1. Le Responsable du traitement de vos données à caractère personnel est Polychem Systems Sp. z o.o. z siedzibą w 60-003 Poznaniu, ul. Wołczyńska 43, inscrite au Registre national judiciaire tenu par le tribunal de district de Poznań – Nowe Miasto i Wilda à Poznań, 8e chambre commerciale du Registre national judiciaire, sous le numéro KRS 0000035167, NIP 7790000830, REGON 001075365 («Responsable du traitement»).
2. Les coordonnées directes du Responsable du traitement sont disponibles sur le site web : www.polychem-systems.com.pl dans l’onglet «Contact».
3. Le Responsable du traitement a nommé un Délégué à la Protection des Données, à qui vous pouvez vous adresser pour toute question relative au traitement des données à caractère personnel et pour exercer vos droits en la matière, par e-mail à l’adresse suivante : iod@polychem-systems.com.pl ou en envoyant un courrier à l’adresse du siège social du Responsable du traitement.
4. La présente information s’applique en particulier aux données à caractère personnel des Acheteurs qui sont des personnes physiques, des personnes représentant les Acheteurs, des personnes indiquées pour le contact, les commandes, les livraisons, les facturations, les réclamations, ainsi qu’à d’autres personnes dont les données ont été transmises au Responsable du traitement dans le cadre de la conclusion ou de l’exécution du contrat.
II. Sur quelle base juridique vos données à caractère personnel sont-elles traitées?
1. Vos données à caractère personnel sont traitées conformément aux dispositions du RGPD, du règlement du 10 mai 2018 relatif à la protection des données à caractère personnel et aux autres dispositions légales applicables.
2. Le traitement des données à caractère personnel sera effectué:
a. pour exécuter les obligations contractuelles (art. 6, par. 1, points b du RGPD) – les données sont traitées dans le but de fournir les produits et services proposés par le Responsable du traitement, de gérer les ventes, d’effectuer les transactions financières, ainsi que de conclure et d’exécuter le contrat relatif à la fourniture de biens et de services;
b. pour respecter les obligations légales incombant au Responsable du traitement (art. 6, par. 1, points c du RGPD) – afin de respecter les obligations découlant notamment des dispositions relatives à la comptabilité, des dispositions fiscales, des dispositions en matière de facturation, y compris l’utilisation du système national de facturation électronique (KSeF), ainsi que d’autres obligations prévues par les dispositions légales en vigueur;
c. en vertu de votre consentement (art. 6, par. 1, points a du RGPD) – si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel à des fins spécifiques, en particulier pour effectuer des activités promotionnelles, contacter le Responsable du traitement via des formulaires en ligne ou à des fins de marketing concernant les produits et services propres du Responsable du traitement. Le consentement peut être retiré à tout moment. Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité du traitement des données effectué avant ce retrait;
d. dans le cadre des intérêts juridiquement légitimes exercés par le responsable du traitement ou un tiers (art. 6, par. 1, points f du RGPD) – si nécessaire, le traitement des données est effectué dans le but de protéger les intérêts juridiquement légitimes du responsable du traitement ou de tiers. Il s’agit notamment, à titre d’exemple, des traitements suivants:
• assurer la sécurité informatique et la sécurité des communications,
• réaliser des enquêtes de satisfaction des clients,
• les statistiques et analyses concernant la coopération et la qualité des services fournis,
• établir et maintenir des relations commerciales,
• le recouvrement des créances, la gestion des réclamations et la défense contre les prétentions,
• le marketing direct des produits et services propres,
• la désignation des personnes autorisées à agir au nom du partenaire commercial,
• l’archivage et les objectifs administratifs et organisationnels internes du Responsable du traitement.
3. En ce qui concerne les données à caractère personnel qui ne proviennent pas directement de vous, mais d’un partenaire commercial, d’un employeur, d’une entité pour le compte de laquelle vous agissez, ainsi qu’à partir de registres ou de bases de données accessibles au public, notamment le CEIDG, le KRS et d’autres sources d’information publiquement accessibles, ces données sont traitées uniquement si cela est nécessaire pour :
• conclure et exécuter le contrat,
• respecter les obligations réglementaires qui incombent au Responsable du traitement,
• vérifier le partenaire commercial et déterminer les personnes autorisées à agir en son nom,
• assurer la sécurité de la coopération, de la communication et des paiements,
• exercer des droits ou défendre contre des réclamations,
conformément à art. 6, par. 1, points b, c ou f du RGPD – suivant l’objectif du traitement et la nature de la relation avec le Responsable du traitement.
4. Le Responsable du traitement est autorisé à traiter notamment les données d’identification, de contact, d’enregistrement, relatives au poste occupé, ainsi que les données relatives à la représentation ou aux pouvoirs, ainsi que les données contenues dans les commandes, la correspondance, les documents comptables, logistiques et de réclamation.
III. Pendant combien de temps vos données à caractère personnel seront-elles traitées?
Les données à caractère personnel seront traitées pendant la période nécessaire à la réalisation des buts indiqués au point II, à savoir:
a. dans le cadre de la réalisation du contrat conclu pour la prestation de services et/ou la livraison de produits – jusqu’à la fin de son exécution, et après cette période, pendant la période requise par la loi ou pendant la période nécessaire pour constater, exercer ou défendre d’éventuelles réclamations;
b. dans le cadre du marketing direct réalisé en fonction du consentement – jusqu’au retrait du consentement à ce traitement;
c. dans le cadre des données traitées en vertu de l’intérêt légitime du Responsable du traitement – jusqu’à ce que les intérêts juridiquement légitimes qui constituent la base de ce traitement aient été réalisés, dans le respect de vos droits et libertés, ou jusqu’à ce que vous ayez fait opposition à ce traitement, à condition qu’il n’existe pas de motifs juridiquement légitimes justifiant la poursuite du traitement des données.
IV. De quels droits disposez-vous concernant le traitement de vos données à caractère personnel par nos soins?
1. Vous avez le droit de:
a) demander l’accès à vos données à caractère personnel,
b) rectifier vos données à caractère personnel,
c) demander à ce que le traitement de vos données à caractère personnel soit limité ou à ce qu’elles soient effacées – dans les cas prévus par la loi,
d) révoquer à tout moment le consentement accordé pour le traitement de vos données à caractère personnel – si celles-ci sont traitées sur la base de ce consentement,
e) faire opposition à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons liées à votre situation particulière, dans le cas où le traitement par le responsable du traitement a lieu à des fins découlant d’intérêts juridiquement justifiés (art. 21, par. 1 du RGPD),
f) faire opposition à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons liées au marketing direct (art. 21, par. 2 du RGPD),
g) demander à ce que vos données à caractère personnel, traitées pour conclure et exécuter un contrat ou en vertu de votre consentement, soient transférées,
h) porter plainte auprès du Président de l’Office de protection des données à caractère personnel dans le cas où vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel est contraire aux dispositions du RGPD.
2. Pour invoquer et exercer vos droits, veuillez adresser votre demande par e-mail à l’adresse suivante : iod@polychem-systems.com.pl ou par courrier à l’adresse du siège social du Responsable du traitement.
V. À qui pouvons-nous communiquer vos données à caractère personnel?
Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées aux destinataires suivants:
a) les entités soutenant le Responsable du traitement en matière de livraison et de logistique,
b) les sociétés de recouvrement de créances,
c) les partenaires avec lesquels le Responsable du traitement collabore pour associer des produits ou des services,
d) les cabinets d’avocats, les conseillers et les entités fournissant des services d’audit,
e) les entités soutenant le Responsable du traitement au niveau de la gestion des systèmes informatiques, d’hébergement, des services de télécommunications et de l’assistance technique,
f) les entités fournissant des services de comptabilité, de fiscalité, d’archivage, de livraison, de transport ou de paiement,
g) les entités et les instances autorisées à recevoir des données au titre de la législation.
VI. L’information sur le transfert de vos données à caractère personnel vers un pays tiers (hors Union européenne)
Nous tenons à vous informer que vos données à caractère personnel ne seront pas, en principe, transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE).
VII. Êtes-vous tenu(e) d’indiquer vos données à caractère personnel?
La communication de vos données à caractère personnel est requise par Polychem Systems Sp. z o.o. afin de conclure et d’exécuter le contrat. Si vous ne fournissez pas ces données, il se peut que Polychem Systems Sp. z o.o. ne soit pas en mesure de conclure et d’exécuter le contrat, d’effectuer la livraison, d’émettre les documents ou de poursuivre la coopération en cours. Dans les cas où le traitement a lieu sur la base de votre consentement, la communication de vos données à caractère personnel est entièrement volontaire.
VIII. Comment recueillons-nous vos données à caractère personnel (source des données)?
Vos données à caractère personnel peuvent être recueillies :
a) auprès de vous, notamment au titre de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat, de la correspondance, des commandes, des réclamations, des échanges commerciaux ou de l’organisation des livraisons;
b) auprès de l’Acheteur, d’un partenaire commercial, d’un employeur ou d’une entité pour le compte de laquelle vous agissez – surtout si vous avez été désigné(e) comme une personne représentant, une personne de contact, une personne autorisée à passer des commandes, à conclure des accords commerciaux, techniques, logistiques, comptables, relatifs aux réclamations ou à la réception des marchandises;
c) auprès du Registre central des informations sur l’activité économique (CEIDG), du Registre national judiciaire (KRS) et d’autres registres, répertoires ou listes accessibles au public;
d) à partir de sources accessibles au public, en particulier des sites web, des bases de données publiques, des pieds de page d’e-mails, des supports d’information ou d’autres sources accessibles au public;
e) à partir de la correspondance échangée dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou d’une relation commerciale.
Dans le cas de données qui ne proviennent pas directement de vous, le Responsable du traitement les traite uniquement dans la mesure où cela est nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées et conformément aux bases juridiques indiquées au point II ci-dessus. Le caractère public des données figurant dans des registres ou des répertoires publics n’exclut pas l’obligation de les traiter conformément aux dispositions du RGPD.
IX. Les informations sur la prise de décision automatisée et le profilage
Nous tenons à vous informer que vos données à caractère personnel ne font pas l’objet d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage.
Poznań, le 03/04/2026